सॉफ़्टवेयर कंपनी से बात करने से पहले क्या तैयार रखें

अच्छी पहली कॉल बाद में कई हफ़्ते बचाती है। तकनीकी जानकारी की ज़रूरत नहीं; बस यह साफ़ हो कि आपका कारोबार आज कैसे चलता है। सबसे ज़्यादा काम आती हैं ये बातें।

1. आपकी तीन सबसे बड़ी समस्याएँ

आज जिन तीन चीज़ों में सबसे ज़्यादा समय या पैसा बर्बाद होता है, उन्हें लिख लें। जैसे: डीलर पेमेंट का हिसाब नहीं रहता, WhatsApp पर ऑर्डर खो जाते हैं, स्टॉक कभी मेल नहीं खाता।

2. सिस्टम कौन-कौन इस्तेमाल करेगा

कौन इस्तेमाल करेगा, लिखें: मालिक, ऑफ़िस स्टाफ़, सेल्समैन, डीलर। हर एक को क्या दिखना चाहिए और क्या नहीं, यह भी लिखें।

3. कुछ असली उदाहरण

एक नमूना इनवॉइस, ऑर्डर स्लिप, जो Excel शीट सबसे ज़्यादा इस्तेमाल करते हैं, और जो रिपोर्ट आप चाहते हैं, वे साथ लाएँ। असली उदाहरणों से काम का दायरा साफ़ होता है।

4. वे आँकड़े जिनसे डिज़ाइन तय होता है

• डीलर या नियमित ग्राहकों की अनुमानित संख्या
• फ़ील्ड में सेल्समैन की संख्या
• गोदाम या ब्रांच की संख्या
• आज हिसाब के लिए क्या इस्तेमाल करते हैं: काग़ज़, Excel, Tally या कोई और सॉफ़्टवेयर

5. समय और बजट

कोई ज़रूरी समय-सीमा हो, जैसे नई ब्रांच या व्यस्त सीज़न, और किस बजट में आप सहज हैं। बजट पता हो तो हम सबसे महँगा नहीं, जो सही बैठे वही सुझा सकते हैं।

आगे क्या होगा

हम आपकी प्रक्रिया समझते हैं, एक ज़रूरतों का दस्तावेज़ लिखते हैं जिसे आप पढ़कर साइन करते हैं, और दायरा, समय-सीमा व क़ीमत के साथ प्रस्ताव भेजते हैं। हर चरण आपकी मंज़ूरी के बाद ही अगले पर जाते हैं।