সফটওয়্যার কোম্পানির সঙ্গে কথা বলার আগে কী প্রস্তুত রাখবেন

প্রথম কলটা ভালো হলে পরে কয়েক সপ্তাহ বাঁচে। টেকনিক্যাল জ্ঞান লাগবে না; দরকার শুধু আপনার ব্যবসা আজ কীভাবে চলে তার পরিষ্কার ছবি। সবচেয়ে কাজে লাগে এগুলো।

১. আপনার সবচেয়ে বড় তিনটে সমস্যা

এখন যে তিনটে জিনিসে সবচেয়ে বেশি সময় বা টাকা নষ্ট হয়, লিখে ফেলুন। যেমন: ডিলার পেমেন্টের হিসাব থাকে না, WhatsApp-এ অর্ডার হারায়, স্টক কখনও মেলে না।

২. সিস্টেমটা কারা ব্যবহার করবেন

কারা ব্যবহার করবেন লিখুন: মালিক, অফিস স্টাফ, সেলসম্যান, ডিলার। প্রত্যেকে কী দেখবেন আর কী দেখবেন না, তা-ও লিখুন।

৩. কয়েকটা আসল উদাহরণ

একটা নমুনা ইনভয়েস, অর্ডার স্লিপ, যে Excel শিট সবচেয়ে বেশি ব্যবহার করেন, আর যে রিপোর্টটা পেলে ভালো হতো, সেগুলো আনুন। আসল উদাহরণে কাজের পরিধি পরিষ্কার হয়।

৪. যে সংখ্যাগুলো ডিজাইন ঠিক করে

• ডিলার বা নিয়মিত কাস্টমারের আনুমানিক সংখ্যা
• মাঠে কতজন সেলসম্যান
• গোডাউন বা ব্রাঞ্চের সংখ্যা
• এখন হিসাব রাখতে কী ব্যবহার করেন: কাগজ, Excel, Tally বা অন্য সফটওয়্যার

৫. সময় আর বাজেট

কোনো জরুরি সময়সীমা থাকলে, যেমন নতুন ব্রাঞ্চ বা ব্যস্ত মরসুম, আর কত বাজেটে আপনি স্বচ্ছন্দ। বাজেট জানা থাকলে আমরা সবচেয়ে দামিটা নয়, যেটা মানানসই সেটাই বলতে পারি।

এরপর কী হবে

আমরা আপনার কাজের পদ্ধতি বুঝি, একটি প্রয়োজনীয়তার ডকুমেন্ট লিখি যা আপনি পড়ে সই করেন, তারপর পরিধি, সময়সীমা ও দামসহ প্রস্তাব পাঠাই। প্রতিটি ধাপ আপনি অনুমোদন করার পরই আমরা পরের ধাপে যাই।