Excel ভালো টুল। বেশিরভাগ ডিস্ট্রিবিউটর এটা দিয়েই শুরু করেন, আর অনেকের কিছুদিন এতেই থাকা উচিত। প্রশ্নটা “সফটওয়্যার ভালো কিনা” নয়, প্রশ্ন হলো “Excel কি এখন যা বাঁচাচ্ছে তার চেয়ে বেশি খরচ করাচ্ছে?” আমরা এই লক্ষণগুলো দেখি।
১. কাউকে জিজ্ঞেস না করে আজকের বকেয়া কেউ জানে না
ডিলারদের কাছে আসল মোট বকেয়া যদি শুধু মাসের শেষে জানা যায়, বা শুধু একজনই সেটা বের করতে পারেন, তাহলে আপনার টাকা আদায় সেই একজনের সময়ের ওপর নির্ভর করছে।
২. অর্ডার আসে অনেক জায়গা থেকে
WhatsApp-এ, ফোনে, হাতে লেখা স্লিপের ছবিতে আর কাউন্টারে অর্ডার আসে। অর্ডার অনেক জায়গায় ছড়িয়ে থাকলে কিছু বাদ পড়ে, কিছু দু'বার লেখা হয়।
৩. গোডাউন আর খাতার হিসাব মেলে না
কাস্টমার ফোন করলে তবেই যদি ঘাটতি ধরা পড়ে, তাহলে স্টকের হিসাব হচ্ছে ঘটনার পরে, মাল চলাচলের সময় নয়।
৪. রিপোর্ট বানাতে পুরো দিন লাগে
এলাকা, সেলসম্যান বা প্রোডাক্ট অনুযায়ী বিক্রির হিসাব কয়েক সেকেন্ডে পাওয়া উচিত। শিট থেকে শিটে কপি করতে ঘণ্টা লাগলে রিপোর্ট সাধারণত দেরিতে আসে আর কাজে লাগে না।
৫. একই ফাইলে অনেকে কাজ করেন
শেয়ার করা স্প্রেডশিট চুপচাপ ভেঙে যায়: একটা ফর্মুলা মুছে যায়, একটা লাইন ডিলিট হয়, দুই কম্পিউটারে দুই রকম ফাইল। কে কী বদলেছে তার কোনো রেকর্ড থাকে না।
বদলানোর আগে কী দেখে নেবেন
- সফটওয়্যার কি আপনার এখনকার Tally বা হিসাবের পদ্ধতির সঙ্গে চলবে?
- সিদ্ধান্তের আগে আপনার মতো আইটেম আর ডিলার দিয়ে চালু নমুনা দেখতে পাবেন কি?
- পরিধি আর দাম কি লিখিতভাবে ঠিক করা?
- শেষে সোর্স কোড আর ডেটার মালিক কে?
- চালু হওয়ার পর কী সাপোর্ট পাওয়া যায়, আর কত তাড়াতাড়ি সাড়া মেলে?
এখনও নিশ্চিত নন? ফ্রি 30 মিনিটের রিভিউ বুক করুন। আমরা আপনার এখনকার কাজের পদ্ধতি দেখে সোজাসুজি বলব, সফটওয়্যারে আপনার সময় আর টাকা বাঁচবে কিনা।